W dotychczasowych wpisach poruszałem przede wszystkim temat zabezpieczenia aut przed kradzieżą – te teksty, chociaż mogą być przydatne dla każdego posiadacza auta, były raczej skierowane do osób „prywatnych”. Dzisiaj jednak skupimy się na osobach, dla których posiadanie wielu samochodów wiąże się z prowadzeniem działalności gospodarczej, a co za tym idzie, z generowaniem przychodu. Może się wydawać, że posiadanie kilkunastu samochodów oznacza wszystkie problemy związane z posiadaniem jednego x kilkanaście. Aby uniknąć problemów i zwiększyć przychody firmy, potrzeba więc dobrego zarządzania flotą. Jakich zasad trzeba przestrzegać?
Zacznijmy od początku. Czym jest CFM?
Każdy, kto posiada chociaż jeden samochód, musi w jakikolwiek, nawet najprostszy sposób nim zarządzać i jakoś obsługiwać. W grę wchodzą oczywiście regularne naprawy, wymiana części, przeglądy rejestracyjne, zapłata za ubezpieczenie OC, opcjonalnie inne pakiety, płatności za paliwo, raty za kredyt lub leasing.
W zasadzie nie jest to zbyt dużo, jednak natężenie problemu rośnie, gdy zamiast jednego auta, posiadamy ich np. 30, jako właściciele firmy. Auta te przemieszczają się niekiedy po całej Polsce (albo nawet Europie) – oczywiście, ktoś te auta musi prowadzić, ktoś musi je naprawiać, trzeba też odpowiednio przydzielać samochodom zadania w taki sposób, aby nie stały na parkingu. Jeśli model firmy przewiduje np. transport towarów, to z każdym dniem, gdy auto stoi na firmowym parkingu, przedsiębiorstwo traci pieniądze. A co ze zdarzeniami drogowymi, kolizjami, wypadkami, nie daj Bóg kradzieżą auta..?
Taka ilość obowiązków z pewnością może przerosnąć niejednego człowieka. Właśnie dlatego mądre głowy wymyśliły specjalne procesy, które pozwalają ograniczyć występowanie problemów z zarządzaniem flotą samochodów do minimum, a jeszcze mądrzejsze, wymyśliły termin Car Fleet Management (CFM).
Jakie są zadania optymalnego zarządzania flotą pojazdów
Śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym
Każdy właściciel floty pojazdów, które są używane przez kierowców w celach zarobkowych chciałby wiedzieć, gdzie w danym momencie znajduje się pojazd, no i oczywiście kierowca. Niektórzy twierdzą, że takie śledzenie jest permanentną inwigilacją wymierzoną w stronę pracownika, jednak należy zaznaczyć, że gdy samochody są głównym narzędziem zarobkowym firmy, to trzeba szczególnie o to narzędzie zadbać.
Dodatkowo, śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym zwiększa też bezpieczeństwo samych kierowców – podczas długich tras po Polsce i Europie mogą zdarzyć się różne, nieprzewidywalne rzeczy.
Firmy spedycyjne lub świadczące usługi wypożyczania aut, najczęściej wykorzystują specjalne systemy informatyczne, współpracujące z modułem nawigacji GPS. Dzięki temu w każdej chwili można ustalić parametry, takie jak:
- Lokalizacja (adres i współrzędne) i status pojazdu (w ruchu czy nie);
- Historia przejazdu (trasa, prędkość, postoje);
- Poziom paliwa;
- Informacje o ruchu drogowym.
Wszystkie te informacje można łatwo udostępnić osobom trzecim – większość aplikacji do zarządzania flotą ma taką funkcję.
Monitoring i kontrola paliwa
W naszym kraju dość często zdarza się, że udostępnione tylko i wyłącznie do celów zawodowych auto, bardzo często używane jest również w życiu prywatnym. Oczywiście tę kwestię powinna regulować umowa z pracodawcą, jednak generalna zasada jest taka: jeśli zatrudniający nie wyrazi zgody na używanie auta służbowego w celach prywatnych, to nie wolno tego robić pod groźbą odpowiedzialności względem pracodawcy. A efektem tego może być oczywiście zwolnienie.
Dlaczego monitorowanie zużycia paliwa jest tak ważne w każdym przedsiębiorstwie flotowym? Okazuje się, że koszta związane z tankowaniem floty mogą stanowić nawet jedną trzecią kwoty jej utrzymania. Nic więc dziwnego, że właściciele firm starają się przeprowadzić skuteczną optymalizację w tym zakresie.
Monitorując zużycie paliwa we flocie można znacząco ograniczyć koszty operacyjne firmy i zwiększyć jej wydajność, co oczywiście przełoży się na większe zyski.
Eko-jazda
To kolejna kwestia, która jest bezpośrednio powiązana ze zużyciem paliwa we flocie. Analizując zachowanie kierowcy pojazdu, na podstawie parametrów wpływających na zużycie paliwa, można opracować m.in. skuteczny system motywacyjny dla pracowników, który nagradzałby najlepszych w dziedzinie bezpiecznej i oszczędnej jazdy.
Wdrożenie tego typu oprogramowania w firmie spedycyjnej to zazwyczaj relatywnie niski koszt w porównaniu do oszczędności, jakie może przynieść niższe zużycie paliwa oraz rzadsze usterki pojazdów.
Zdalny tachograf
Unia Europejska narzuca sztywne reguły dotyczące regulaminowego czasu pracy kierowców. Nieprzestrzeganie tych reguł grozi zwykle bardzo wysokimi mandatami, dlatego efektywne zarządzanie flotą powinno jak najbardziej uwzględniać monitoring tego, jak długo dany pracownik przebywa „za kółkiem”.
Czasami w firmach transportowych bywa bowiem tak, że kierowcy, z powodów najczęściej osobistych, chcą jak najszybciej dostarczyć ładunek na miejsce, nie do końca biorąc pod uwagę zmęczenie i przekroczony czas pracy – wszyscy chyba zdajemy sobie sprawę, jak bardzo niebezpieczna jest to sytuacja.
Dlatego właśnie jednym z podstawowych celów zarządzania flotą, prócz oszczędności paliwa i maksymalizacji wyników przedsiębiorstwa, jest również kontrola czasu pracy kierowców. Oczywiście ma to też wpływ na efektywność, bowiem wiedząc, ile czasu zostało danemu kierowcy w danym tygodniu, można skutecznie dokonać przebazowania, zastąpić pracownika itp., itd.
Bezpieczeństwo pojazdu i ładunku
Zapewnienie bezpieczeństwa kierowcom to absolutny priorytet, jednak w prowadzeniu firmy świadczącej usługi transportowe, równie ważną kwestią jest dbałość o bezpieczeństwo pojazdu i ładunku.
W tym celu zarządcy przedsiębiorstw decydują się na montowanie w samochodach specjalnych systemów, które uniemożliwiają kradzieże. Są to skomplikowane urządzenia elektroniczne, które często są również wyposażone w lokalizatory GPS – ma to na celu szybkie zlokalizowanie pojazdu, jeśli tysiące kilometrów od bazy firmy doszłoby np. do porwania auta razem z kierowcą.
W autach flotowych często spotyka się autoalarmy z funkcją antyporywaniową. To przydatne rozwiązanie po uruchomieniu blokuje silnik i złodziej nigdzie nie pojedzie – nawet, jeśli dojdzie do rozładowania naczepy i kradzieży ładunku, to kierowcy prawdopodobnie nic się nie stanie.
Warto jednak zaznaczyć tutaj, że zarówno systemy naprowadzania GPS, jak też inne czujniki użyte w nawet najbardziej wyrafinowanych alarmach, mogą okazać się nieskuteczne. Dlaczego? Złodzieje na całym świecie już od dawna mają dostęp do urządzeń elektronicznych, które potrafią zagłuszyć sygnał GPS, a także zlokalizować promieniowanie zabezpieczenia antykradzieżowego, jeśli jest ono misternie ukryte.
A wtedy sprawa jest już prosta – złodziej robi obejście na zasilaniu alarmu i odjeżdża autem, podczas gdy np. kierowca jest na przerwie obiadowej.
Aby chronić samochód oraz ładunek, który nierzadko jest wart setki tysięcy euro, należy zwrócić szczególną uwagę na akcesoryjne zabezpieczenia antykradzieżowe, oparte na magistrali CAN (więcej o tej technologii można przeczytać we wcześniejszym artykule).
Przykładem takiego urządzenia jest m.in. CanLock, oferowany przez firmę Zabezpiecz-Auto.pl. Jest to system odporny na nowoczesne metody kradzieży, np. metodą „na walizkę” lub „na lawetę”. Złodziej, nawet jeśli skopiuje sygnał oryginalnego kluczyka, to nigdzie autem nie pojedzie, bo po prostu nie będzie fizycznej możliwości, aby to zrobić. A działa to tak:
W przypadku aut dostawczych, najlepszą wersją zabezpieczenia antykradzieżowego będzie to, które jest wyposażone w czujnik przechyłu i położenia. Dzięki temu rozwiązaniu chronimy nie tylko flotowe auto, ale również jego ładunek – każda próba rozładunku wywoła określone drgania, które uruchomią bardzo głośną syrenę, stanowiącą poważny dyskomfort dla osób przebywających w pobliżu, ale przede wszystkim dla złodziei. Więcej na temat blokady antykradzieżowej CanLock PRO można przeczytać na oficjalnej stronie producenta.
Jakich zasad przestrzegać, aby efektywnie zarządzać firmową flotą?
Wiemy już, jakie wyzwania stoją przed współczesnymi firmami dysponującymi flotą samochodów. Oczywiście trzeba jeszcze napisać o tym, w jaki sposób możemy tym wyzwaniom stawić czoła, jako właściciele firmy. Poniżej prezentujemy kilka zasad, których warto przestrzegać, aby znacząco zoptymalizować wydatki na utrzymanie floty pojazdów.
Po pierwsze: Zapobiegaj kosztownym naprawom aut
Niby proste, ale regularne serwisowanie pojazdów może niejako „stracić” na znaczeniu w codziennym biegu i skupianiu się przede wszystkim na sprawach operacyjnych firmy. Napraw należy dokonywać przy okazji przeglądów technicznych, a każde odkładanie nawet drobnej usterki „na później” może źle się skończyć.
Jadąc na przegląd często bywa tak, że diagnosta, mimo że widzi usterkę, to i tak podbije przegląd i wyda ostrzeżenie, że tą część trzeba będzie niedługo wymienić. O ile w przypadku prywatnego auta właściciele zwykle mają czas na dokonanie takiej naprawy, to należy pamiętać, że auta flotowe mają dużo wyższe przebiegi i są o wiele bardziej eksploatowane.
Wiele firm posiadających flotę aut, w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa, organizuje takie przeglądy techniczne nawet 3 razy do roku – pozwala to na czas wykryć usterki, które nie zdążyły się jeszcze pogłębić, zagrażając tym samym bezpieczeństwu jazdy. Zwiększa to również płynność działania floty – nie będziemy bowiem zmuszeni do dłuższego uziemienia pojazdu, który ze względu na poważną awarię, nie może zarabiać.
Co więcej, jeśli we flocie posiadamy pojazdy tylko jednego typu, to łatwo będzie można przewidzieć, jakie awarie mogą się pojawić w innych autach w przyszłości.
Po drugie: Zwracaj uwagę na warunki na drogach
Nie chodzi tutaj oczywiście o kierowców i dostosowanie prędkości do warunków atmosferycznych. Chodzi o to, że każda firma transportowa, spedycyjna lub ogólnie, posiadająca auta flotowe, operuje na pewnym obszarze, na którym panują zróżnicowane warunki atmosferyczne.
Najprostszym przykładem może być w tym wypadku niedostosowanie rodzaju opon do terenu, w którym najczęściej operuje dane auto. Efektem tego mogą być po prostu opóźnienia w dostawie towarów lub świadczeniu usług, co bezpośrednio przełoży się na wyższe koszta prowadzenia działalności.
Jest to najprostszy przykład tego, jak ważna jest terminowa zmiana opon z letnich na zimowe i odwrotnie. Jeśli natomiast nasze auta operują praktycznie wyłącznie w terenach miejskich, to najlepszym rozwiązaniem będą opony całoroczne dobrej jakości. Oczywiście, optymalizacja w tym wypadku nie polega tylko na doborze odpowiednich opon, ale przede wszystkim, na dopasowaniu modelu aut do konkretnego celu – nikt przecież nie będzie kupował kilkunastu „dostawczaków”, które służyłyby za środek transportu na spotkania z Klientami.
Po trzecie: Słuchaj kierowców
System monitorujący flotę to jedno, natomiast warto również zwracać szczególną uwagę na to, co mówią kierowcy – to przecież oni poruszają się autami na co dzień i doskonale wiedzą, co z którym autem jest „nie tak”.
Metoda raportowania kierowców pozwala bardziej precyzyjnie oszacować zużycie samochodów i umożliwia uniknięcie zatrudniania kosztownego eksperta w tej dziedzinie. Informacje zebrane przez kierowców będą bardzo pożyteczne zarówno w przypadku dużych, jak też małych flot – mogą one posłużyć np. do planowania terminów przeglądów prewencyjnych, o których pisałem powyżej.
Problemem w tym przypadku może być jednak odpowiednie zachęcenie pracowników do regularnego i sumiennego sporządzania raportów z użytkowania auta. Ale z tym też można sobie poradzić, ustalając pewnego rodzaju benefity dla najbardziej zdyscyplinowanych pracowników.
Po czwarte: Zainstaluj system monitorujący i zabezpieczenia antykradzieżowe
Jak już wspomniałem we wcześniejszej części wpisu, systemy monitorujące mogą znacznie zoptymalizować działanie floty. Dzięki powszechnej już technologii, chociażby GPS, jesteśmy w stanie sprawdzić gdzie aktualnie znajduje się samochód należący do naszej floty oraz zebrać inne, niezwykle przydatne dane.
Z finansowego punktu widzenia mogą być one pomocne przy faktycznym określeniu kosztów spalania paliwa oraz ustalaniu prędkości, z jaką dostarczane są nasze produkty lub usługi. Taka wiedza może nas uchronić przed stratami spowodowanymi działaniami nieuczciwych pracowników.
Kolejna rzecz to odpowiednie blokady antykradzieżowe. Auta flotowe najczęściej bierzemy w leasing – oczywiście standardem jest, że większość takich pojazdów ma ubezpieczenie AC, jednak nie chroni to w pełni interesów właściciela firmy. Z tego powodu, wielu przedsiębiorców decyduje się na dokupienie ubezpieczenia GAP, które w zamyśle ma zapobiec stracie finansowej w przypadku kradzieży leasingowanego auta. Niestety, nawet taka polisa ma swoje wady – temat ubezpieczeń w kontekście kradzieży pojazdów szeroko omówiłem w tym wpisie.
Dużo lepszym rozwiązaniem do ochrony aut flotowych będzie immobilizer CAN, który uniemożliwi złodziejom odjechanie samochodem, nawet w przypadku użycia najnowocześniejszych technik kradzieży pojazdów. Najbardziej „wypasione” wersje tego typu zabezpieczeń pomogą ochronić nie tylko samochód, ale też ładunek, który się na nim znajduje – wszystko przez zastosowanie nowoczesnych czujników przechyłu i położenia, które reagują na wstrząsy i przechył auta.
Po piąte: Optymalizuj koszt części zamiennych
Poza kosztami paliwa, utrzymanie własnej floty pojazdów wymaga również nie najmniejszych wydatków na części zamienne. Oczywiście to nieuniknione, jeśli samochody mają być zdatne do użytku i tym samym generowania dochodów dla firmy.
Ale ten aspekt funkcjonowania floty również można zoptymalizować. W przypadku naprawdę dużych flot pojazdów, rozwiązaniem może być utrzymanie własnych punktów serwisowych – jednak jest to rozwiązanie drogie i dla wielu właścicieli firm po prostu niedostępne.
Jeśli w naszej flocie znajdują się takie same auta, to możemy pokusić się o hurtowe zamawianie części zamiennych na postawie zebranych wcześniej danych. Na pewno będzie to tańsze, niż kupowanie pojedynczych sztuk podzespołów – a wiadomo, że prędzej czy później ta sama część zepsuje się również w innym egzemplarzu.
Właściciele flot czasami stosują zamienniki – jest to z pewnością tańsza opcja, jednak istnieje ryzyko, że część pochodzi z nieznanego źródła i nie wiemy tak naprawdę, jak długo może posłużyć. Dlatego z tej opcji powinni skorzystać jedynie firmy, które mają bardzo dobrą wiedzę na temat pochodzenia części i ich jakości. Aby tę wiedzę zdobyć, warto wysłuchać opinii niezależnego eksperta, który zwykle dobrze zna rynek „zamienników” i wskaże nam te, które są warte uwagi.
Podsumowanie
Zarządzanie firmową flotą to z pewnością nie jest łatwe zadanie. Nic dziwnego, że wiele przedsiębiorstw decyduje się zatrudnić dodatkowego pracownika, którego zadaniem jest tylko i aż opieka nad firmowymi samochodami.
W przyszłości będą pojawiać się nowe technologie, które usprawnią ten proces – mowa tutaj o rozszerzonej rzeczywistości lub samochodach autonomicznych. To jednak melodia przyszłości – zarządzając flotą „tu i teraz”, warto skorzystać z obecnie istniejących rozwiązań (są one naprawdę wystarczające na obecne czasy) i przestrzegać rad, które starałem się zawszeć w tym artykule.
